„Wie weit bist du mit Aufgabe X?“ – „Eigentlich fertig. Es fehlt nur noch …“
Dieser Satz ist der kleine Bruder von:
„Das ist eigentlich ganz klar.“
Meistens heißt „eigentlich fertig“:
– Ich habe meinen Teil gemacht.
– Irgendwo liegt eine Datei.
– Jemand anderes müsste jetzt übernehmen.
– Rückfragen kommen später.
– Eine offene Schleife bleibt im System hängen.
Genau hier hilft eine klare Definition of Done. In agilen Arbeitsweisen schafft sie ein gemeinsames Verständnis davon, wann eine Aufgabe wirklich abgeschlossen ist.
Aus „Getting Things Done“ kommt die hilfreiche Ergänzung:
- Wie sieht das gewünschte Endergebnis konkret aus?
- Was ist die nächste physische, sichtbare Aktion?
- Welche offene Schleife bleibt übrig, falls die Aufgabe noch nicht abgeschlossen ist?
Denn eine Aufgabe ist nicht fertig, nur weil man „dran war“.
Sie ist fertig, wenn das gewünschte Ergebnis erreicht ist.
Fünf Fragen für eine brauchbare Definition of Done:
Was liegt am Ende konkret vor?
Nicht: „Konzept bearbeiten.“
Sondern: Was ist das sichtbare Ergebnis?
Wo liegt es?
Teams-Ordner, Projektboard, Redaktionssystem oder in der legendären Ablage „müsste irgendwo sein“?
Wer kann es nutzen?
Abgeschickt ist nicht automatisch verständlich, vollständig oder anschlussfähig.
Wer muss nicht mehr nachfragen?
Eine gute Übergabe liefert Kontext, Verantwortung und nächsten Schritt gleich mit.
Was ist ausdrücklich nicht mehr offen?
Offene Punkte verschwinden nicht, wenn man sie elegant übergeht. Sie tauchen nur später wieder auf.
Beispiel
Schwammig:
Konzept vorbereiten.
Done:
Ein Konzeptentwurf mit Ziel, Ablauf, offenen Fragen und Entscheidungsbedarf liegt bis Freitag, 12 Uhr, im Teams-Ordner und wurde an die zuständigen Personen zur Kommentierung geschickt.
Noch besser wird es, wenn der nächste Schritt direkt sichtbar ist:
Rückmeldungen werden bis Dienstag gesammelt. Danach entscheidet die Projektleitung über die finale Version.
Jetzt ist klar:
– was vorliegt
– wo es liegt
– wer übernimmt
– was noch offen ist
– wann es weitergeht
Der Unterschied klingt banal. Im Alltag spart er Rückfragen, Sucherei, Doppelarbeit und das beliebte Spiel:
„Ich dachte, du machst das noch.“
Eine Definition of Done hilft besonders bei:
– Aufgabenübergaben
– Projektarbeit
– Teilzeit und wechselnden Diensten
– Zusammenarbeit über Teamgrenzen hinweg
– wiederkehrenden Prozessen
– Arbeit, die an mehreren Personen hängt
Wichtig: Eine DoD ist kein Bürokratiemonster.
Sie sollte nur so detailliert sein, dass alle Beteiligten dasselbe unter fertig verstehen.
Probe aufs Exempel
Könnte eine andere Person das Ergebnis finden, verstehen und weiterverwenden, ohne mich erst anzurufen?
Falls nicht, ist die Aufgabe vielleicht bearbeitet.
Aber noch nicht done.
Annika Leopold
Mit Growth Mindset und agilen Methoden schafft sie Freiräume für kreative Entfaltung und entwickelt kundenorientierte Lösungen. Annika begeistert Teams und baut ein breites Netzwerk an Experten und Neudenkern auf.
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Dies wiederum ist eine Voraussetzung, um kreativ mit Krisen, Ängsten und Neuerungen umzugehen.
Wer reflektiert, wird flexibler. Dieses Kartenset mit zehn Reflexionsfragen lädt immer am Monatsanfang dazu ein, einen Blick zurück zu werfen. Das führt ganz automatisch zu neuen Einsichten und hilft dabei, den eigenen Fokus richtig zu setzen.
